SISTEM INFORMASI SEBAGAI PROSES PENDUKUNG MANAJEMEN
Manejemen suatu organisasidiharapkan dabahkan
dituntut untuk memainkan sbagai strategis demi keberhasilan organisasi sebagai keseluruhan.
Peranan tersebut berangkat dari pandangan bahwa kelompok manajemen harus mampu
menerapkan kepemimpinan yang efektif. Atas dasar kepemimpinan tersebut ada dua
topik utama yang dibahas yaitu peranan yang harus dimainkan oleh para manajer
dan proses manajerial yang kesemuanya ini hanya mungkin terlaksana apabila
didukung oleh informasi.
A.
TIGA
KATEGORI PERANAN MANAJEMEN
1.
Peranan yang Bersifat Interpersonal
Peranan yang
bersifat interpersonal antara lain dimaksudkan untuk membubuhkan iklim
solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi. Peranan ini sering menampilkan
dirinya dalam tiga bentuk utama, yaitu:
a.
peranan yang bersifat simbolis. Diantara
peranan tersebut ialah kesediaan manajemen untuk terlibat dalam berbagai
kegiatan sosial dan seremonial. Contohnya: manajer menghadiri resepsi
perkawinan putra/putri rekan atau bawahan, menghadiri upacara penghargaan
kepada karyawan yang menampilkan kinerja yang sangat memuaskan, dll.
Sesungguhnya memainkan peran simbolis tersebut sangat penting, paling sedikit ditinjau
dari segi penciptaan citra positif organisasi yang bersangkutan misalnya
sebagai tokoh dalam lingkungan “keluarga besar”.
b.
peran selaku pemimpin. Kepemimpinan
didefiinisikan kemampuan untuk mempengaruhi prilaku orang lain yang bersedia
melakukan hal-hal yang diinginkan oleh pemimpin. Kepemimpinan yang efektif
antara lain menyangkut gaya kepemimpinan yang situasional yang pada umumnya
dapat menyesuaikan dengan tingakat kematangan mental,professional, dan tekni
para bawahan.
c.
peranan sebagai penghubung, terutama dalam arti
eksternal yaitu peranan selaku wakil organisasi dalam menghadapi berbagai pihak
di luar organisasi yang memiliki kemitraan atau hubungan kerja dengan
organisasi yang bersangkutan.
2.
Peranan Informasional
Peranan kedua adalah perana informasional, yang dimaksud
peranan ini adalahbahwa dalam kedudukannya selaku pemimpin dalam
organisasi, manajemen menjadi pemantau arus informasi dalam organisasi
disamping peranan selaku penerima dan pembagi informasi. Sebagai pemantau arus
informasi organisasi manajemen berupaya untuk menjamin bahwa informasi yang
diterima segera sampai kepada satuan kerja yang memerlukannya dan sebaliknya
arus informasi keluar berjalam lancar. Selaku penerima informasi, manajemen
memperoleh berbagai jenis informasi dari berbagai sumber baik secara internal
maupun eksternal yang dianggap diperlukan oleh manajemen.
Begitu juga peranan selaku pembagi informasi,
peranan ini manajemen menyampaikan informasi tentang bebagai segi kehidupan
organisasi seperti strategi, rencana, kebijakan-kebijakan, tindakan operasional
dan hasil yang dicapai kepada berbagai pihak yang memerlukan.
3.
Peranan Selaku Pengambilan Keputusan
Manajer dalam suatu organisasi berperan selaku
pengambil keputusan, baik yang sifat strategis, fungsional dan teknis
operasional. Peranan tersebut timbul karena manajemen memiliki wewenang untuk
bertindak selaku:
- Wirausahawan
- Perendam ketidaktenangan
- penentu alokasi saran, prasarana, sumber daya manusia dan dana
- Selaku perunding
Jika dikatakan bahwa manajemen berperan
selaku wirausahawan, yang dimaksud ialah bahwa merekalah yang paling
bertanggung jawab untuk mengamati situasi internal dan lingkungan sedemikian
rupa sehingga jika peluang baru timbul untuk melakukan kegiatan tertentu dalam
rangka penigkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan sasarannya, peluang
tersebut dapat dimanfaatkan dengan segera dan dengan ssemaksimal mungkin. Disamping
itu, para manajerlah yang diharapkan mengambil prakarsa untuk mewujudkan
perubahan yang mungkin dituntut oleh kondisi internal organisasi dan
perkembangan yang terjadi pada lingkungan.
B.
PROSES MANAJERIAL
Manajemen suatu
organisasi selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang keseluruhan
proses tersebut membutuhkan pemanfaatan informasi secara sistem agar manajerial
yang dilakukan dapat menghasilkan output yang sesuai dengan harapan dan tujuan
organisasi. Manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang
pada intinya berkisar pada:
1.
Penentuan tujuan
Suatu
organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Tujuan akhir organisasi memiliki empat cirri yaitu: (1)
jangkauannya jauh kedepan dan bahkan biasanya tidak dinyatakan secara tegas
kapan tujuan tersebut akan dicapai, malainkan dengan mengatakan “ diupayakan
akan tercapai satu kelak”. (2) tujuan merupakan sesuatu kondisi ideal yang
diharapkan akan terwujud. (3) tujuan dinyatakan secara kulitatif. (4) sifat
tujuan akhir tersebut tidak dimungkinkan untuk dirumuskan secara konkret
melainkan abstrak.
2.
Pentahapan Pencapaian Tujuan
Keseluruhan
upaya pencapaian tujuan harus dipandang sebagai suatu proses. Oleh karena itu,
agar pencapaian tujuan akhir semakin terjamin, diperlukan pentahapan, baik baik
dalam arti tahapan pencapaian bagian-bagiannya maupun pentahapan dalam arti
periodisasinya
3.
Perumusan strategi
Strategi pada umumnya didefinisikan pernyataan
sadar oleh manajemen tentang bidang bisnis apa yang ditekuni oleh organisasi
sekarang dan dalam kegiatan bisnis apa organisasi akan bergerak dimasa yang
akan datang.
Salah satu instrument ilmiah yang umum
digunakan dalam menetukan dan menetapkan strategi organisasi ialah analisis
SWOT. SWOT merupakan dari kata-kata Strengths (kekuatan), Weaknesses
(kelemahan), Opportunities (peluang), Threats (ancaman). Manajemen mutlak perlu
mengenali faktor-faktor kekuatan organisasi, kelemahannya, peluang yang mungkin
atau perkiran akan timbul, dan berbagai ancaman yang harus dihadapi. Analisis
SWOT benar-benar ampuh sebagai instrument pembantu dalam pengambilan keputusan
tentang strategi organisasi, diperlukan bebagai informasi baik yang bersumber
dari dalam organisasi sendiri maupun yang digali dari luar organisasi yang
bersangkutan.
4.
Fungsi perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan
ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penyelenggaraan fungsi perencanaan. Perencanaan
adalah pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dilakukan
dalam satu kurun waktu tertentu di masa depan. Dilihat dari sudut jangkauan
waktunya, perencanaan dapat bersifat jangka panjang misalnya sepuluh tahun,
jangka sedang misalnya lima tahun, dan jangka pendek misalnya satu tahun atau
mungkin lebih singkat. Sangat penting untuk disadari bahwa muatan resiko dan
ketidakpastian makin besar dalam perencanaan jangka panjang dan relative makin
kecil jika rencana bersifat jangka sedang, apalagi jangka pendek. Jadi jumlah,
bentuk, jenis dan sifat informasi yang diperluakan pun jelas berbeda dan
manajemen harus memahami perbedaan-perbedaam tersebut.
5.
Penyusunan program kerja
Penyusunan
program kerja merupakan rincian yang sistematis dari rencana jangka sedang atau
menengah. Proses
menyusunan rencana kerja dalam organisasi sebaiknya dilakukan setelah
perencanaan di tingkat kelompok sasaran selesai dilakukan. Perencanaan yang
dilakukan dalam organisasi sifatnya adalah mendukung program-program yang
dilakukan di lapangan.Proses penyusunan rencana kerja dalam organisasi
hendaknya diikuti oleh semua staf yang ada kaitannya dengan program yang akan
dilakukan. Aspirasi, kritik, saran maupun harapan dari staf sangat penting
dalam membantu organisasi dalam menentukan kebijakan dan strategi. Hal tersebut
juga merupakan perwujudan proses perencanaan dari bawah.Perencanaan
harus terjawab dalam penyusunan program kerja dengan pengertian bahwa tersebut
: (a) lebih bersifat kuantitatif (b) menyatakan secara jelas dan konkret hasil
yang diharapkan (c) standar kinerja jelas (d) mutu hasilpekerjaan
ditetapkan sacara pasti (e) disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan
pedoman dan pegangan dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.
6.
Fungsi pengorganisasian
Organisasi
adalah sekolmpok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja
sama untuk mencapai tujuan tetentu yang telah ditetapkan sebelunya. Organisasi
mempunyai lima implikasi informasional yaitu: (1) organisasi sebagai wadah. (2)
organisasi sebagai proses. (3) tipologi organisasi (4) prinsip-prinsip
organisasi. (5) faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi.Fungsi Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses
menciptakan hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, personalia dan faktor fisik
agar kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada
pencapaian tujuan bersama. Selain itu pengorganisasian proses yang menyangkut
bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain
dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan
organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam
organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan
organisasi.
7.
Pergerakan sumber daya manusia
Penggerakan
adalah sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong
anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi
tercapainya tujuan organisasi dan efisien, efektif dan dinamis.Sumber daya
manusia merupakan hasil akal budinya disertai pengetahuan serta
pengalaman yang dikumpulkan dengan sabar melalui jerih payah dan perjuangan
berat.
Komponen-komponen
yang perlu diperhatikan agar penggerakan sumber daya manusia dapat berlangsung
dengan tepat yaitu : 1) Manusia dan makhluk yang mempunyai harkat dan martabat
yang perlu dan harus diakui dan dihargai, 2) Dalam berkarya, manusia ingin
diperlakukan secara manusiawi, dalam arti dipercaya kehidupan kekaryaannya.
dan 3) Manusia pekerja akan sangat senang apabila mereka diikutsertakan
dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut kehidupan kekaryaannya
melalui apa yang dewasa ini populer dengan istilah dan konsep pemberdayaan.
8.
Penyelenggara kegiatan operasional
Manajemen
disimak dengan cermat akan terlihat paling sedikit empat elemen yang sangat
penting. Pertama: manajemen mengandung berbagai kiat yang sifatnya situasional.
Kedua: Manajemen berorientasi pada hasil optimal untuk tidak mengatakan hasil
yang maksimal. Optimalisasi yang dicapai menuntut agar penyelanggaraan kegiatan
operasional dalam organisasi didasarkan pada prinsip atau pendekatan,
efisiensi, dan efektivitas kerja. Ketiga: kelompok orang yang paling menduduki
berbagai jabatan manjerial hanya akan memperoleh hasil kerja dengan melalui
orang-orang lain yang menjadi bawahan mereka yang tanggung jawab utamanya
menyelengarakan kegiatan operasional. Keempat: sampai pada tingkat yang paling
bawah sekalipun, seluruh kegiatan operasional harus secara langsung tertuju
pada dan mendukung pada pencapaian tujuan dan sasaran organisasi berdasarkan
strategi yang telah ditetapkan sebelumnya.
9.
Pengawasan sebagai komponen proses manajerial
Pengawasan diperlukan karena dua
pertimbangan utama:
a. Dalam menyelenggarakan seluruh
kegiatan oprasional, para anggota organisasi tidak luput dari organisasi
berbagai kelemahan dan kekurangan, bahkan juga mungkin kekhilafan dan
kesalahan. Berarti berbagai kekurangan seperti itu memang dapat berakibat tidak
terwujudnya tingkat efisiensi, efektifitas, dan produtivitas yang diharapkan,
akan tetapi bukan karena perilaku disfungsionalkan para anggota organisasi.
b.
Tuntutan efisiensi, efektivitas dan produktivitas tidak
terpenuhi karena mengkin ada anggota organisasi yang menampilkan perilaku
negtatif dengan berbagai alasan penyebabnya.
10.
Penilaian sebagai komponen proses manajerial
Definisi penilaian yang sering
penulis gunakan menekankan bahwa penilaian merupakan upaya membandingkan antara
hasil yang nyata dicapai setelah satu tahap tertentu selesai dikerjakan dengan
hasil yang seharusnya dicapai untuk tahap tersebut. Definisi tersebut menunjuk
paling sedikit lima hal;
a. Penilaian berbeda dengan pengawasan
yang sorortan perhatiannya ditujukan pada kegiatan oprasional yang sedang
diselenggarakan, sedangkan penilaian dilakukan \setelah satu tahap dilalui.
b. Penilaian menghasilkan informasi
tentang tetap tidaknnya semua komponen dalam proses manajerial, mulai dari
tepat tidaknya tujuan hingga pelaksanaan kegiatan pengawasan.
c. Hasil penilaian menggambarkan apakah
hasil yang dicapai sama dengan sasaran yang telah ditetukan, melebihi sasaran
dan kurang dari sasaran.
d. Informasi yang diperoleh dari
kegiatan peniaian diperlukan untuk mengkaji ulang semua komponen tersebut dapat
dilakukan dengan tepat.
e.
Orientsi penilaian adalah masa depan yang pada gilirannya
memungkinkan organisasi meningkatkan kinerjanya.
11.
Pentingnya umpan balik
Umpan balik
merupakan bahan masukan yang sangat penting dalam menentukan arah dan langkah
yang akan ditempuh dimasa depan baik dalam arti peningkatan efisiensi,
efektifitas, dan produktifitas kerja tanpa prubahan komponen proses manajerial,
maupun melakukan perubahan kebijaksanaan, strategi, struktur, system imbalan,
budaya organisasi, dan pemanfaatan teknologi.
Refensi :
http://harisahmad.blogspot.com/2010/12/penggerakan-sumber-daya-manusia.html
http://erfansetiawan.blogspot.com/2011/11/sistem-informasi-sebagai-pendukung.html
http://inha-herlina.blogspot.com/
http://rosmiatisalsa.blogspot.com/
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/08/konsep-strategi-definisi-perumusan.html
http://penabulu.org/2012/03/penyusunan-rencana-kerja-2/
http://defaultride.wordpress.com/2010/09/03/fungsi-pengorganisasian-dan-fungsi-pengarahan/
http://kangirva.blogspot.com/2012/09/sistem-informasi-sebagai-pendukung.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar